Online-Kommunikation mit der Schlagwortnormdatei (swd) Voraussetzungen




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Online-Kommunikation mit der Schlagwortnormdatei

(SWD)

Stand: April 2009



Online-Kommunikation mit der Schlagwortnormdatei (SWD)
1. Voraussetzungen
Die Normdatenbearbeitung basiert im Bibliotheksverbund Bayern (BVB), ebenso wie in den anderen Verbünden im deutschen Sprachgebiet, auf der Nutzung der überregionalen Normdateien (PND, GKD, SWD).

Bisher hatten Katalogisierer bzw. Referenten in der Regel keinen direkten Zugriff auf die Normdateien. So wurden Neuaufnahmen für die Überregionale Personennamendatei (ÜPND), die Gemeinsame Körperschaftsdatei (GKD) und die Schlagwortnormdatei (SWD) als vorläufige Datensätze in Aleph angelegt. Parallel dazu musste die zuständige Redaktion die Neuaufnahme in der jeweiligen Normdatei erfassen und den vorläufigen Datensatz – mit Verzögerung von mindestens einer Woche – durch den Normdatensatz überschreiben lassen.

Um dieses Verfahren zu vereinfachen und die Arbeit mit den Normdateien auf eine breitere Basis zu stellen, wurde in Aleph eine Z39.50-Online-Schnittstelle mit der ILTIS-Datenbank der Deutschen Nationalbibliothek eingerichtet, die es zukünftig ermöglicht, Normdaten aus Aleph heraus direkt in die jeweilige Normdatei einzubringen. Verbundfremde Sätze werden über einen OAI-Harvester eingespielt.

In einem ersten Schritt wurde die Online-Kommunikation mit der PND bereits realisiert, die Schlagwortnormdatei SWD folgt. Im Anschluss daran wird die GKD mit der Online-Schnittstelle arbeiten.

Wegen der Überschneidung mit der in BVB10 abgewickelten Online-Kommunikation mit der PND wird bei Personenschlagwörtern in BVB12 bis auf Weiteres die Online-Schnittstelle nicht benützt und das Meldeverfahren wie bisher weitergeführt (vgl. Seite 20). Die Aktualisierung der Personenschlagwörter in BVB12 erfolgt durch den wöchentlichen Änderungsdienst.
2. Funktionsweise
2.1. Neuaufnahme
Die Neuaufnahme eines SWD-Satzes erfolgt zunächst im Aleph-Client. Über den Menüpunkt „Fernzugriff“ wird die Funktion „Neuer Satz“ ausgewählt, um den bis dahin nur regional verfügbaren Satz an die Überregionale SWD zu schicken. Wird der Datensatz als Neuaufnahme akzeptiert, werden die zurückgemeldeten Identifikationsdaten, wie z.B. die SWD-Nr. sofort in den Datensatz eingebracht.

Die BV-Nummer in Feld 001 wird automatisch durch die SWD-Nr. überschrieben und in ein COR-Feld eingestellt.


2.2. Korrektur
Wie die Neuaufnahme findet auch die Korrektur eines bereits mit einer gültigen SWD-Nr. versehenen Datensatzes zunächst im Aleph-Client statt. Über den Menüpunkt „Fernzugriff“ wird die Funktion „Satz bearbeiten“ ausgewählt, um den nun geänderten Satz wieder an die überregionale SWD zu schicken. Die Funktion „Neuer Satz“ ist dabei deaktiviert, damit bereits vorhandene Sätze nicht versehentlich erneut als Neuaufnahme an die SWD geschickt werden können.
2.3. Löschung
Die Löschung eines Satzes in der SWD über Fernzugriff ist nicht erlaubt.
Ebenfalls nicht erlaubt ist die Löschung eines Normdatensatzes mit gültiger SWD- Nummer im Aleph-Client.

Dublette Sätze und SWD-Sätze auf Level 1 können nur von der SWD-Verbundredaktion bearbeitet werden. Alle anderen Bearbeiter müssen die Bearbeitung dieser Sätze per Mailboxnachricht (s. Kap. 6) an die zuständige Verbundredaktion im BVB melden.
3. Redaktionskonzept
3.1. Aleph-Katalogisierungslevel und Online-Level (ONS-Level, MAB-Feld 079n)
Bisher hatten Normdatensätze der Schlagwortnormdatei ausnahmslos die Aleph-Berechtigungsstufe 8 und konnten nur mit einer speziellen Redaktionskennung angefasst werden. Bedingt durch den erweiterten Bearbeiterkreis werden für die SWD-Normdatensätze ONS-Levels eingeführt.


ONS-Level

Aleph-Katalogisierungsstufe

Bedeutung

1

8

Verbundredaktion bzw. gleichgestellte Redaktion; Anmeldung mit Stufe 8-Kennung!

2

8

Lokale Redaktion (in Bayern nicht verwendet; für die redaktionelle Bearbeitung gilt: Level 2 entspricht Level 1)

3

5

Geschultes Personal = Standard

4

1

Ungeschultes Personal

5

1

Vorläufige, teilweise verkürzte Datensätze aus nicht-bibliothekarischen Anwendungen

6

1

Maschinell eingespielte Altdaten

Für den ONS-Level wurde in den Satzschablonen für die Neuaufnahme von SWD-Normdatensätzen ein neues Feld 079n geschaffen und mit „3“ vorbelegt. Redakteure mit ONS-Level 1 müssen den Feldinhalt entsprechend ihrer Berechtigungsstufe ändern. In der Überregionalen SWD (PICA-ILTIS) wird der ONS-Level in Feld 005, Position 3 angezeigt (z.B. Ts3).

Die Aleph-Katalogisierungsstufe wird in Zukunft nicht mehr in Feld 080 angezeigt, sie ist ausschließlich in der Vollanzeige „Feldnummern“ aus dem Feld „CAT“ ersichtlich.
4. Neuaufnahme
Neuaufnahmen dürfen von Bearbeitern aller ONS-Levels gemacht werden.
Als erstes muss man sich mit der Aleph-BVB12 verbinden über „Aleph – Verbinden mit – BVB12“ in der Menüleiste links oben. Nun werden die Satzschablonen wie gewohnt aufgerufen über „Katalogisierung, Satzschablone öffnen“ oder über das Symbol für Satzschablone in der Menüleiste rechts oben.




Je nach Schlagwortkategorie stehen folgende Satzschablonen zur Auswahl:






In allen Satzschablonen (außer pers-sw) sind folgende Felder Pflichtfelder und bereits vorbelegt:
068a mit „s“ = Teilbestandskennzeichen s für Sacherschließung

078_ = mit dem jeweiligen Schlagwortindikator

079n mit „3“ = ONS-Level

In allen Satzschablonen sind darüber hinaus folgende Felder Pflichtfelder:
079z Urheberkürzel (Liste mit Strg F8 oder Bearbeiten, Feld übernehmen aus …, Unterfeldoptionen)

800_ Ansetzungsform

808a Quelle (Liste mit Strg F8 oder Bearbeiten, Feld übernehmen aus …, Unterfeldoptionen)

Je nach Schlagwort-Kategorie sind folgende weitere Felder zu belegen:
036a Ländercode (Liste mit Strg F8 oder Bearbeiten, Feld übernehmen aus …, Unterfeldoptionen)

037b Sprachencode (Liste mit Strg F8 oder Bearbeiten, Feld übernehmen aus …, Unterfeldoptionen)

040_ SWD-Notation (Liste mit Strg F8 oder Bearbeiten, Feld übernehmen aus …, Unterfeldoptionen)

068z Entitätencode (Liste mit Strg F8 oder Bearbeiten, Feld übernehmen aus …, Unterfeldoptionen)

830_ Verweisungsform

845 Mehrteilige Oberbegriffe

850 Oberbegriff
Von den Feldern 036a und 040_ muss mindestens eines belegt sein!

4.1. Neuaufnahme von Geographischen Schlagwörtern
4.1.1. Neuaufnahme eines eingliedrigen geographischen Schlagwortes (Orte, Regionen, geomorphologische und ethnographische Begriffe etc.)

Über „Fernzugriff, Neuer Satz“ wird der Satz an die ÜSWD geschickt. Er muss vorher nicht gespeichert werden, die Funktion „Speichern“ ist in die Funktion „Fernzugriff“ integriert.






Nach dem Speichern enthält der Datensatz folgende neue Felder:
001 = BV-Nummer

070_ = ISIL des Urhebers des Datensatzes (International Standard Identifier for Libraries and Related Organisations, Internationales Bibliothekssigel)

079r, Unterfeld e = ISIL des Urhebers des Datensatzes

079r, Unterfeld r = ISIL der zuständigenVerbundredaktion
Feld 070_ wird maschinell belegt mit der ISIL des Urhebers des Datensatzes, abhängig von der Aleph-Kennung des Bearbeiters.

Feld 079r, Unterfeld e wird aus Feld 070 erzeugt, Feld 079 r, Unterfeld r wird maschinell eingefügt.





Nach der Rücklieferung aus der Überregionalen SWD ergeben sich folgende Änderungen:
In Feld 001 wird die BV-Nummer gegen die SWD-Nummer ausgetauscht.

Feld 070_ wird mit der Kennung 8999 (=Kennung des Bibliotheksverbunds Bayern innerhalb der mitarbeitenden Verbünde) überschrieben.



Feld 070a wird von der DNB mit Feldinhalt DNB, Feld 070b mit Feldinhalt 8999 zurückgeliefert.

Der Datensatz enthält folgende neue Felder:
EXT S = Identifikationsnummer der Normdatei

EXT V = Zeitstempel

EXT DB = Datenbankname
Die Felder EXT S, EXT V und EXT DB werden für die schnittstelleninterne Steuerung verwendet und dürfen nicht geändert oder gelöscht werden.


Ansicht in der überregionalen SWD (PICA-ILTIS)


4.1.2. Neuaufnahme eines mehrgliedrigen Geographischen Schlagwortes (Bauwerke, wie Kirchen oder Schlösser, historische Einzelereignisse, etc)
Redaktioneller Hinweis:

Vor der Neuansetzung von mehrgliedrigen geographischen Schlagwörtern muss überprüft werden, ob der Ort als Schlagwort schon in der SWD vorhanden ist; wenn nicht, muss er vorher neu angesetzt werden.






Nach der Rücklieferung aus der Überregionalen SWD ergeben sich folgende Änderungen

(vgl. Seite 7/8).

4.2. Neuaufnahme von Körperschafts-Schlagwörtern
Zusätzliche Pflichtfelder sind:
028b GKD-Nr., falls die GKD als Quelle angegeben wird

036a Ländercode

040_ SWD-Notation

4.2.1. Neuaufnahme einer ortsgebundenen Körperschaft (Museen, Bibliotheken, Institute, etc.) (§ 605, RSWK)
Redaktioneller Hinweis:

Vor der Neuansetzung von ortsgebundenen Körperschaften muss überprüft werden, ob der Ort als Schlagwort schon in der SWD vorhanden ist; wenn nicht, muss er vorher neu angesetzt werden.

Über „Fernzugriff, Neuer Satz“ wird der Satz an die ÜSWD geschickt. Er muss vorher nicht

gespeichert werden, die Funktion „Speichern“ ist in die Funktion „Fernzugriff“ integriert.

Nach dem Speichern enthält der Datensatz neue Felder (vgl. Seite 7).


Nach der Rücklieferung aus der Überregionalen SWD ergeben sich weitere Änderungen (vgl. Seite 7/8).



Ansicht in der überregionalen SWD (PICA-ILTIS):

4.2.2. Neuaufnahme einer nicht-ortsgebundenen Körperschaft (Firmen, Verbände, Musikgruppen, etc)

Über „Fernzugriff, Neuer Satz“ wird der Satz an die ÜSWD geschickt. Er muss vorher nicht gespeichert werden, die Funktion „Speichern“ ist in die Funktion „Fernzugriff“ integriert.




Nach dem Speichern enthält der Datensatz neue Felder (vgl. Seite 7).

Nach der Rücklieferung aus der Überregionalen SWD ergeben sich weitere Änderungen (vgl. Seite 7/8).
4.3. Neuaufnahmen von Werktiteln
4.3.1. Neuaufnahme von Verfasserwerken





Redaktioneller Hinweis:

Vor der Neuansetzung von Verfasserwerken muss überprüft werden, ob der Verfasser als Personenschlagwort in der SWD vorhanden ist; wenn nicht, muss er vorher neu angesetzt werden.
Über „Fernzugriff, Neuer Satz“ wird der Satz an die ÜSWD geschickt. Er muss vorher nicht gespeichert werden, die Funktion „Speichern“ ist in die Funktion „Fernzugriff“ integriert.




Nach dem Speichern enthält der Datensatz neue Felder (vgl. Seite 7).


Nach der Rücklieferung aus der Überregionalen SWD ergeben sich weitere Änderungen (vgl. Seite 7/8).
Mit Hilfe der Schablone pers-tit_sw-onl können auch die (seltenen) sonstigen mehrteiligen Schlagwörter erfasst werden, deren erster Teil ein Personenname ist (z. B. p Einstein, Albert / Jubiläum <2005>).
4.3.2. Neuaufnahme von anonymen Werken

Über „Fernzugriff, Neuer Satz“ wird der Satz an die ÜSWD geschickt. Er muss vorher nicht gespeichert werden, die Funktion „Speichern“ ist in die Funktion „Fernzugriff“ integriert.


Nach dem Speichern enthält der Datensatz neue Felder (vgl. Seite 7)
Nach der Rücklieferung aus der Überregionalen SWD ergeben sich weitere Änderungen (vgl. Seite 7/8).

4.4. Neuaufnahme von Sachschlagwörtern
Bitte beachten: Sachschlagwörter können Individualnamen (z. B. Produktnamen) oder Bezeichnungen für Allgemeinbegriffe sein. Für letztere gelten besondere Anforderungen; insbesondere muss vor der Ansetzung genau geprüft werden, ob der Begriff nicht durch die Verknüpfung mehrerer bereits in der SWD vorhandener Schlagwörter wiedergegeben werden kann bzw. üblicherweise wird (Praxisregeln und Hinweise in der SWD beachten!): So unterliegen Komposita und andere präkombinierte Bezeichnungen der Zerlegungskontrolle (RSWK § 304). Aus diesem Grund müssen neu angesetzte Allgemeinbegriffe durch die zuständige Verbundredaktion möglichst innerhalb von 2 Wochen überprüft und autorisiert werden.


Über „Fernzugriff, Neuer Satz“ wird der Satz an die ÜSWD geschickt. Er muss vorher nicht gespeichert werden, die Funktion „Speichern“ ist in die Funktion „Fernzugriff“ integriert.


Nach dem Speichern enthält der Datensatz neue Felder (vgl. Seite 7).

Nach der Rücklieferung aus der Überregionalen SWD ergeben sich weitere Änderungen (vgl. Seite 7/8).

Ansicht in der überregionalen SWD (PICA-ILTIS):


4.5. Neuaufnahmen von Personenschlagwörtern – Nicht über Fernzugriff zu erfassen
Neue Personenschlagwörter können nicht über die Funktion Fernzugriff über die SWD-Onlineschnittstelle in die Überregionale SWD eingebracht werden. Sie werden wie bisher nur in der Aleph-BVB 12 angelegt und gespeichert.





Dieser Satz wird wie bisher auf dem Server und lokal gespeichert: Symbol in der Menüleiste rechts oben oder Tastenkombination Ctrl l.

Das Feld 078_ ist vorbelegt mit 1 p und darf nicht verändert werden. Das Urheberkürzel der Bibliothek bzw. des Bearbeiters wird in das Feld 079z geschrieben (Pflichtfeld).





Nach dem Speichern enthält der Datensatz folgende neue Felder:

001_ = BV-Nummer

070_ = ISIL des Urhebers des Datensatzes (International Standard Identifier for Libraries and Related Organisations, Internationales Bibliothekssigel)

079r, Unterfeld e = ISIL des Urhebers des Datensatzes

079r, Unterfeld r = ISIL der zuständigenVerbundredaktion
Feld 070_ wird maschinell belegt mit der ISIL des Urhebers des Datensatzes, abhängig von der Aleph-Kennung des Bearbeiters.

Feld 079r, Unterfeld e wird aus Feld 070 erzeugt, Feld 079 r, Unterfeld r wird maschinell eingefügt.



Redaktioneller Hinweis:

Vor der Ansetzung eines neuen Personenamens muss in der Aleph-Personennamendatei recherchiert werden.

Einstellung: Suchanfrage, Einfache Suche, Datenbank: Personen (PND), Personenstichwort.


Wenn dort bereits ein passender Personensatz vorhanden ist (erkennbar am Typ „a“ in der Trefferübersicht oder im Feld normspez. Angaben), wird die Bemerkung „Tp“ in das Feld 078_ nach 1 p geschrieben (1 p Tp). Wird ein Personensatz für eine andere gleichnamige Person gefunden, muss für die Schlagwortneuansetzung ein Homonymenzusatz vergeben werden (im Allgemeinen die weite Berufsbezeichnung).

Wenn dort nur ein Namensatz vorhanden ist (erkennbar am Typ „b“ in der Trefferübersicht oder im Feld normspez. Angaben), wird die Bemerkung „Tn“ in das Feld 078_ nach 1 p geschrieben (1 p Tn).




5. Ergänzungen und Korrekturen
Korrekturberechtigt sind Bearbeiter mit ONS-Level 3 und Redakteure mit ONS-Level 1.
Ergänzungen und Korrekturen von SWD-Sätzen, die noch nicht ONS-Level 1 tragen, können von allen Bearbeitern mit Berechtigung für ONS-Level 3 ausgeführt werden.
Ergänzungen und Korrekturen von SWD-Sätzen auf ONS-Level 1 können ausschließlich von den Verbundredaktionen vorgenommen werden. Anregungen, Korrekturwünsche und Ergänzungen werden von Bearbeitern mit ONS-Level 3 per Mailbox an ihre zuständige Verbundredaktion weitergegeben. (Siehe 6. Mailboxverfahren)

Es werden folgende Ergänzungen eingefügt:




Nach Eingabe der Korrekturen wird der Satz über „Fernzugriff, Satz bearbeiten“ an die Überregionale SWD geschickt. Er muss vorher nicht gespeichert werden, die Funktion „Speichern“ ist in die Funktion „Fernzugriff“ integriert.







6. Mailboxverfahren (Feld 079m)
Das Mailboxverfahren dient, analog zum Mailboxverfahren in der Überregionalen SWD, dem Versenden von Anfragen, Fehlermeldungen und Korrekturwünschen in allen Fällen, in denen die redaktionelle Bearbeitung nicht selbst durchgeführt werden kann. Adressiert werden die Mailboxnachrichten über die ISILs für Absender und Empfänger.
Bearbeiter mit ONS-Level 3 senden alle Anfragen zu Datensätzen, Ergänzungen und Korrekturen, Löschungen sowie Ansetzungsänderungen, die nicht selbst durchgeführt werden können, an die zuständige Verbundredaktion. Das ist entweder die UB Augsburg (DE-384) oder die BSB München (DE-12), siehe Anhang 3 (ISIL-Liste). Die Verbundredaktion erledigt die redaktionelle Bearbeitung.
Bearbeiter mit ONS-Level 3 können Mailbox-Nachrichten (MAB-Feld 079m) an SWD-Sätzen mit ONS-Level 1 nur mit einer speziellen Benutzerkennung eingeben. Der Bearbeiter muss sich temporär ummelden mit folgender Kennung:
SWDONL8 / SWD8
für die SWD-Sätze mit ONL-Level 1 (Aleph-Stufe 8)
Mit dieser Kennung können ausschließlich Mailbox-Felder ergänzt oder bearbeitet werden. Sie hat keine Rechte außerhalb von BVB12.
Beispiel:
Ein Bearbeiter mit ONS-Level 3 möchte in einem Satz mit ONS-Level 1 eine Verweisungsform ergänzt haben. Er meldet dies so der zuständigen Verbundredaktion:
Er wechselt zu „Passwort temporär überschreiben“ (Schlüsselsymbol rechts unten, rechte Maustaste), gibt die Kennung „SWDONL8 / SWD8“ ein und bestätigt mit „OK“.
Die beschreibbaren Felder erscheinen jetzt in schwarzer, die gesperrten in grauer Schrift.
In den Datensatz wird Feld 079m eingefügt. In Unterfeld a wird der Text der Mailboxnachricht eingegeben, in Unterfeld b die ISIL des Absenders mit vorangestelltem a- sowie die ISIL des Empfängers mit vorangestelltem e-.
An die Codes können weitere persönliche Kürzel (Bearbeiter-Kürzel) mit Bindestrich angehängt werden.




Mit „Fernzugriff, Satz bearbeiten“ wird der Satz gespeichert. Nach dem Speichern ist automatisch Unterfeld z mit dem Datum belegt.




Mehrere Mitteilungen zum selben Satz werden jeweils in ein neues Feld 079m geschrieben.




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