Nº 32/2014 27 de agosto de 2014




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Sped - Divulgada a Nota Técnica nº 2014/002, versão 1.01, que trata do webservice de distribuição de DF-e da NF-e (PF ou PJ)

Foi divulgada, no portal da Nota Fiscal Eletrônica, a Nota Técnica nº 2014/002, versão 1.01, que trata do webservice de distribuição de DF-e de interesse dos atores da NF-e (PF ou PJ).


Essa Nota Técnica traz, em resumo, os aspectos a seguir expostos sobre o webservice em referência.
Um dos grandes desafios do projeto Nota Fiscal Eletrônica é prover, para os atores envolvidos nos processos da NF-e, informações de seu interesse de forma eficiente e confiável.
O webservice de Consulta da Relação de Documentos Destinados (NfeConsultaDest) provê informações necessárias para a manifestação do destinatário da NF-e.
Além de prover informações para possibilitar a manifestação do destinatário, surgem novas necessidades de interesse de outros atores para as quais ainda não existe um serviço disponível.
A referida Nota Técnica tem como objetivo a apresentação de um novo webservice denominado "NFeDistribuicaoDFe", que disponibilizará para os atores da NF-e informações e documentos fiscais eletrônicos de seu interesse.
A distribuição será realizada para emitentes, destinatários, transportadores e terceiros informados no conteúdo da NF-e, respectivamente, no grupo Emitente (tag:emit, id:C01), no grupo do Destinatário (tag:dest, id:E01), no grupo do Transportador
(tag:transporta, id:X03) e no grupo de pessoas autorizadas a acessar o XML (tag:autXML, id:GA01).
Este webservice possibilitará a descontinuidade, no futuro, do webservice de Consulta da Relação de Documentos Destinados (NfeConsultaDest).
Prazos para entrada em vigor da referida Nota Técnica:

a) ambiente de homologação (ambiente de testes das empresas): 15.09.2014;


b) ambiente de produção: 06.10.2014;
c) desativação do webservice NfeConsultaDest: 02.02.2015.
(Nota Técnica nº 2014/002, versão 1.01 - Disponível em:
http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/listaConteudo.aspx?tipoConteudo=tW+YMyk/50s=.
Acesso em: 22.08.2014)
Fonte: Editorial IOB

e-CAC - Receita Federal inclui serviço de comprovantes de pagamentos de Darf e DJE

A norma em referência incluiu, no Centro Virtual de Atendimento (e-CAC), o serviço de consulta de comprovantes de pagamento - Documento de Arrecadação de Receitas Federais (Darf) e Documento para Depósitos Judiciais ou Extrajudiciais à Ordem e à Disposição da Autoridade Judicial ou Administrativa Competente (DJE) - com acesso por código de acesso.
O acesso a esse serviço poderá ser realizado mediante a utilização de certificados digitais válidos, emitidos por autoridades certificadoras integrantes da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, ou por código de acesso gerado na página da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) na Internet, no endereço www.receita.fazenda.gov.br.

(Ato Declaratório Executivo Codac nº 26/2014 - DOU 1 de 21.08.2014)

Fonte: Editorial IOB

Extravio do livro de registro dos funcionários 

O que deve ser feito quando a empresa perde o livro de registro dos funcionários?

 Com relação a perda do livro / ficha de registro, inexiste previsão expressa na legislação quanto ao procedimento que deve ser adotado pela empresa.

A DRT orientava que, ocorrendo a situação acima, deveria a empresa providenciar um Boletim de Ocorrência e, solicitar a substituição desse livro / ficha de registro.

Orientamos, que seja consultado o respectivo órgão do Ministério do Trabalho e Emprego para verificar se este procedimento continua sendo adotado.

Em face da revogação do art. 42 da CLT que determinava a obrigatoriedade da autenticação, pelo artigo 4º da Lei n° 10.243, de 19/06/2001, publicada no DOU de 20/06/2001, os livros e fichas de registro de empregados não precisam mais ser autenticados pelas Delegacias Regionais do Trabalho.

Quando a empresa iniciar sua atividade ou quando o seu livro ou lote de fichas de registro se esgotar e precisar abrir um novo, poderão fazê-lo sem autenticação da DRT ou do Auditor-fiscal do trabalho, quando da sua visita.

  (Fonte: Consultoria CENOFISCO)

Colaboração: Geraldo Carlos Lima

Contabilistas e auditores analisam PMEs em conferência


O enorme contingente de pequenas e médias empresas, essencial para o crescimento, representa 20% do PIB e, em 2013, a receita total do segmento foi de R$ 568,1 bilhões. Por toda essa relevância, os painéis de debate de amanhã na 4ª Conferência Brasileira de Contabilidade e Auditoria Independente vão abordar assuntos relacionados ao universo destas empresas. A importância da transparência paras as PMEs, os caminhos para a gestão, as iniciativas da Ifac voltadas às Firmas de Auditoria de Pequeno e Médio Porte e os desafios e oportunidades no cenário mundial estão entre os temas que serão discutidos.
Para comandar e participar desses debates, que serão realizados no Amcham Business Center, o Ibracon - Instituto dos Auditores Independentes do Brasil, responsável pela organização do evento, convidou um time de especialistas com relevante experiência no cenário nacional e internacional, de importantes empresas e entidades, como: Banco do Brasil; Federação Internacional dos Contadores; Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social; e Instituto Brasileiro de Governança Corporativa.

A Conferência tem se consolidado, transformando-se no maior evento de Contabilidade e Auditoria Independente do Brasil. "Acreditamos que o evento é também uma importante ferramenta de apoio à missão do Ibracon, de manter a confiança da sociedade na atividade de auditoria independente e a relevância da atuação profissional. Temos consciência da importância de representar um segmento imprescindível ao desenvolvimento do País", diz o presidente do Ibracon, Eduardo Pocetti. Informações: www.ibracon.com.br.

Fonte: DCI – SP
Novo Simples prenuncia o eSocial das MPEs
As alterações também se refletem diretamente nas sistemáticas do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), inclusive da Nota Fiscal eletrônica (NF-e) e até da certificação digital.

Sancionada pela presidente Dilma Rousseff no dia 7 de agosto, a Lei Complementar 147/2014, que atualiza a Lei Geral da Micro e Pequena Empresa, abrange bem mais do que a inclusão de outras 140 categorias profissionais no Simples Nacional.

Em sintonia com os objetivos do eSocial – que até o momento estava enfraquecido do ponto de vista regulatório –, este novo projeto agora ganha muito mais força. Antes, apenas duas normas infralegais tratavam do tema, o Ato Declaratório Executivo nº 5/2013 da Receita Federal e a Circular nº 657/2014 da Caixa Econômica Federal.

As alterações também se refletem diretamente nas sistemáticas do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), inclusive da Nota Fiscal eletrônica (NF-e) e até da certificação digital.

Considerando que o eSocial é um componente do SPED e abrangerá a folha de pagamento e as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas aos vínculos trabalhistas, a Lei Complementar 147/2014 determina que o Comitê Gestor Simples Nacional “poderá determinar, aos optantes deste regime tributário, a forma, a periodicidade e o prazo:

I – de entrega à Receita Federal de uma única declaração com dados relacionados a fatos geradores, base de cálculo e valores da contribuição para a Seguridade Social devida sobre a remuneração do trabalho, inclusive a descontada dos trabalhadores a serviço da empresa, do FGTS e outras informações de interesse do Ministério do Trabalho e do Conselho Curador do FGTS; e

II – do recolhimento das contribuições descritas no inciso I e do FGTS.

A nova lei ainda deixa claro que toda nova obrigação que atinja as microempresas e empresas de pequeno porte deverá apresentar um tratamento diferenciado, simplificado e favorecido para seu cumprimento. Pois é justamente isso que a coordenação do eSocial pretendia. Uma metodologia de transmissão de eventos via Internet para grandes empresas e o Portal Simplificado para pequenos empregadores.

No caso específico do SPED, atualmente alguns estados já incluíram optantes pelo Simples no SPED Fiscal (EFD-ICMS/IPI), obrigatoriedade que já estava prevista, por meio de Protocolo ICMS, para ser iniciada a partir de 1/1/2016.

Com a nova lei, o SPED não poderá ser exigido mais para as empresas do Simples, a menos que o Conselho Gestor Simples Nacional autorize. Os estados que já têm essa obrigatoriedade poderão mantê-la até que o CGSN crie um sistema nacional para compartilhamento das informações.

A Lei Geral da Micro e Pequena Empresa, por meio do CGSN, também pretende unificar as notas eletrônicas – NF-e, NFC-e e NFS-e – em um único sistema por meio do portal do Simples. Se isto ocorrer haverá um ganho enorme no processo de simplificação. As empresas não precisarão utilizar diversos sistemas para emitir documentos fiscais. Além disso, essas informações poderão ser compartilhadas com as autoridades tributárias para fins de fiscalização.

Paralelamente, o CGSN poderá criar um sistema único de emissão de documentos fiscais para as empresas do Simples de forma a substituir praticamente todos os livros fiscais pelo próprio documento eletrônico. Ou seja, seria a NF-e (+NFS-e) como base única de informações para fiscalização.

Outra novidade da nova legislação é que ela reforça juridicamente as demandas pela substituição do papel por documentos digitais assinados. Agora isto fica expresso na Lei Geral da Micro e Pequena Empresa, segundo a qual “A autenticação dos documentos de empresas de qualquer porte realizada por meio de sistemas públicos eletrônicos dispensa qualquer outra”.

E ainda reforça que “A comprovação da autenticação de documentos e da autoria de que trata esta Lei poderá ser realizada por meio eletrônico, na forma do regulamento”.

Para finalizar, arremata que “a firma, com a respectiva assinatura autógrafa que poderá ser substituída pela assinatura autenticada com certificação digital ou meio equivalente que comprove a sua autenticidade.”

Enfim, ao analisar esses aspectos fica a certeza de que a nova legislação que atualiza o Simples Nacional teve êxito reforçar a regulamentação do eSocial para as micro e pequenas empresas, bem como abrir caminho para uma grande simplificação nas obrigações acessórias para este segmento. Isso comprova a tese que o uso de tecnologias, desacompanhado da mudanças nas leis, não é suficiente para resolver o problema da burocracia no Brasil.


Fonte: administradores.com.br

Simples Nacional: alterações promovidas pela Lei Complementar 147/2014

A Lei Complementar nº 147, de 7 de agosto de 2014, alterou a Lei Complementar nº 123, de 2006, que institui o Estatuto da Micro e Pequena Empresa e dispõe sobre o Simples Nacional.

As alterações serão objeto de regulamentação pelo Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN).

As principais modificações estão descritas a seguir.



Novas Atividades

A LC 147/2014 prevê que a ME ou EPP que exerça as seguintes atividades poderão optar pelo Simples Nacional a partir de 01/01/2015 (*):

a)   Tributadas com base nos Anexos I ou II da LC 123/2006: Produção e comércio atacadista de refrigerantes (*)

b)   Tributadas com base no Anexo III da LC 123/2006:

a.    Fisioterapia (*)

b.    Corretagem de seguros (*)

c.    Serviço de transporte intermunicipal e interestadual de passageiros, na modalidade fluvial, ou quando possuir características de transporte urbano ou metropolitano ou realizar-se sob fretamento contínuo em área metropolitana para o transporte de estudantes e trabalhadores (retirando-se o ISS e acrescentando-se o ICMS)

c)   Tributada com base no Anexo IV da LC 123/2006: Serviços Advocatícios (*)

d)   Tributadas com base no (novo) Anexo VI da LC 123/2006:

a.    Medicina, inclusive laboratorial e enfermagem

b.    Medicina veterinária

c.    Odontologia

d.    Psicologia, psicanálise, terapia ocupacional, acupuntura, podologia, fonoaudiologia e de clínicas de nutrição, de vacinação e bancos de leite

e.    Serviços de comissaria, de despachantes, de tradução e de interpretação

f.     Arquitetura, engenharia, medição, cartografia, topografia, geologia, geodésia, testes, suporte e análises técnicas e tecnológicas, pesquisa, design, desenho e agronomia

g.    Representação comercial e demais atividades de intermediação de negócios e serviços de terceiros

h.    Perícia, leilão e avaliação

i.      Auditoria, economia, consultoria, gestão, organização, controle e administração

j.      Jornalismo e publicidade

k.    Agenciamento, exceto de mão-de-obra

l.      Outras atividades do setor de serviços que tenham por finalidade a prestação de serviços decorrentes do exercício de atividade intelectual, de natureza técnica, científica, desportiva, artística ou cultural, que constitua profissão regulamentada ou não, desde que não sujeitas à tributação na forma dos Anexos III, IV ou V da LC 123/2006.

 

(*) As empresas que exerçam as atividades de produção e comércio atacadista de refrigerantes, fisioterapia, corretagem de seguros e serviços advocatícios, constituídas depois da regulamentação da LC 147/2014 por parte do CGSN, poderão optar pelo Simples Nacional ainda em 2014.



As empresas já existentes desses setores e aquelas que exerçam as demais atividades acima citadas poderão optar pelo Simples Nacional a partir de 2015. 

Anexo VI da LC 123/2006

O novo ANEXO VI da LC 123/2006, vigente a partir de 01/01/2015, prevê alíquotas entre 16,93% e 22,45%.



Limite extra para exportação de serviços

A partir de 2015, o limite extra para que a EPP tenha incentivos para exportar passará a abranger mercadorias e serviços.

Dessa forma, a empresa poderá auferir receita bruta anual de até R$ 7,2 milhões, sendo R$ 3,6 milhões no mercado interno e R$ 3,6 milhões em exportação de mercadorias e serviços.

Baixa de empresas

Poderá haver a baixa de empresas mesmo com pendências ou débitos tributários, a qualquer tempo.

O pedido de baixa importa responsabilidade solidária dos empresários, dos titulares, dos sócios e dos administradores no período da ocorrência dos respectivos fatos geradores.

MEI – Contratação por empresas

Para a empresa que contrata MEI para prestar serviços diferentes de hidráulica, eletricidade, pintura, alvenaria, carpintaria e de manutenção ou reparo de veículos, extinguiu-se a obrigação de registro na GFIP e recolhimento da cota patronal de 20% (o art. 12 da LC 147/2014 revogou retroativamente essa obrigatoriedade).

Todavia, quando houver os elementos da relação de emprego, o MEI deverá ser considerado empregado para todos os efeitos.

Adicionalmente, a LC 123/2006 estabelece que o MEI, a ME e a EPP não podem prestar serviços na modalidade de cessão de mão-de-obra.



Secretaria-Executiva do Comitê Gestor do Simples Nacional

 Redução de jornada nem sempre impõe redução salarial

É necessária a formalização expressa das novas condições acordadas entre empresa e trabalhador.
Alteração da jornada de trabalho e redução salarial – mesmo que a pedido do empregado – somente são admitidas se houver acordo formal firmado entre as partes em aditivo ao contrato de trabalho. Esse foi o posicionamento da juíza Adriana Zveiter, na 6ª vara do Trabalho de Brasília/DF, que condenou fundação a pagar diferenças de salários atrasados, verbas rescisórias e indenização por danos morais no valor de R$ 11,7 mil a uma empregada que passou a trabalhar em casa após acordo verbal com a empresa e teve seu salário reduzido, de forma abrupta e sem aviso, meses após a alteração contratual.
Devido à sua aprovação em concurso público, a trabalhadora não conseguiu manter a jornada inicialmente contratada pela fundação, por isso, propôs a realização de suas tarefas em casa, o que foi aceito pela empresa. No entanto, alega que nada foi acordado acerca da redução salarial ou de sua jornada, na medida em que suas tarefas foram integralmente cumpridas.
Após cinco meses trabalhando nessas condições e com o pagamento integral do seu salário, a quantia paga foi reduzida em cerca de 90% sem qualquer aviso prévio. Além disso, ao adotar um novo salário, o empregador descontou os valores que teriam sido pagos a mais nos cinco meses em que a reclamante trabalhou em casa, de forma que ao entrar em licença maternidade a empregada não recebeu nada a título de salários.
Segundo a juíza, a redução salarial só é permitida em casos excepcionais e todo o processo precisa ser formalizado, para indicar que houve acordo livremente estabelecido entre as partes. "Não se pode admitir que tenha havido concordância da reclamante em reduzir seu salário de R$ 3.899,70 para R$ 389,97", analisou a magistrada, que classificou como "esdrúxula" a redução praticada.
Além disso, frisou a juíza do trabalho, não há previsão legal que autorize a redução do salário de forma proporcional à redução da carga horária, por interesse pessoal do empregado.
"A interpretação sobre a questão é controvertida, mas sempre unânime no sentido de que é necessária a formalização expressa das novas condições acordadas, justamente porque a empresa não é obrigada a aceitar pedido do empregado para redução da carga horária inicialmente contratada."
Processo: 0000236-42.2014.5.10.006.

Como deve proceder empresa interessada em utiliza a EFD, sem que esteja obrigada?

De acordo com o artigo 2º da Resolução SEFAZ nº 242/09, o interessado poderá solicitar, a qualquer momento, a adesão voluntária à Escrituração Fiscal Digital – EFD, em caráter irretratável, mediante processo apresentado na repartição fiscal de circunscrição.

Systax

Optante pelos benefícios da Lei 12.996/2014 deverá apresentar demonstrativo de débitos para obtenção de certidão

Com a sanção da Lei 12.996/2014, foi reaberto, até o dia 25 de agosto de 2014, o prazo para pagamento ou parcelamento dos débitos administrados pela Secretaria da Receita Federal do Brasil e os débitos com a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN).

Para a obtenção de certidão negativa ou certidão positiva junto à RFB, tendo sido optante pelos benefícios previstos na Lei 12.996/2014, o contribuinte deverá juntar também à sua documentação o Demonstrativo de Montante Parcelado (Lei nº 12.996) para Fins de Solicitação de Certidão Positiva com Efeito de Negativa, constante no sitio da Receita Federal, na internet, no campo Formulários.
A lei prevê que poderão ser pagas ou parceladas as dívidas vencidas até 31 de dezembro de 2013, de pessoas físicas ou jurídicas, consolidadas pelo próprio contribuinte. Poderão ser incluídas as dívidas com exigibilidade suspensa ou não, inscritas ou não em dívida ativa, consideradas isoladamente, mesmo em fase de execução fiscal já ajuizada, ou que tenham sido objeto de parcelamento anterior, não integralmente quitado, ainda que cancelado por falta de pagamento.
A opção pelas modalidades de parcelamentos ocorrerá mediante o recolhimento de um percentual do montante da dívida objeto do parcelamento, considerado como valor de antecipação.

Fonte: Receita Federal



SOLUÇÃO DE CONSULTA DISIT/SRRF08 Nº 8.045/ 2014

Assunto: Simples Nacional


SOLUÇÃO DE CONSULTA VINCULADA À SOLUÇÃO DE DIVERGÊNCIA COSIT Nº 36, DE 04 DE DEZEMBRO DE 2013.
Serviços de Instalações elétricas, hidráulicas e de gás. Empresa Optante pelo Simples Nacional. Possibilidade. Tributação com base no Anexo III e, excepcionalmente, Anexo IV.
Os serviços de instalações elétricas, hidráulicas e de gás, quando realizados por ME ou EPP optante pelo Simples Nacional:
a) por serem tributados pelo Anexo III da Lei Complementar nº 123, de 2006, não estão sujeitos à retenção da contribuição previdenciária prevista no art. 31 da Lei nº 8.212, de 1991, ainda que prestados mediante empreitada, conforme o art. 191 da IN RFB nº 971;
b) se forem prestados mediante cessão de mão-de-obra, constituem atividade vedada ao Simples Nacional, conforme o art. 17, XII, da Lei Complementar nº 123, de 2006, c/c §2º do art. 191 da IN RFB nº 971.
Nos casos em que a ME ou EPP for contratada para construir imóvel, executar obra de engenharia ou projetos de paisagismo ou de decoração de interiores em que serviços de instalações elétricas, hidráulicas e de gás, façam parte do contrato, a tributação desses serviços ocorre juntamente com a execução da obra ou projeto, na forma do Anexo IV, por força do art. 18, §5-C, I, da Lei Complementar nº 123, de 2006.
Dispositivos Legais: Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 17, XI, XII, §§ 1º e 2º, art. 18, §5º-B, IX, §5º-C, §5º-F, §5º-H; Lei nº 8.212, de 1991, art. 31; Instrução Normativa RFB nº 971, de 2009, arts. 112, 117, III, 142, III e 191; Instrução Normativa RFB nº 1.396, de 2013, art. 22.
EDUARDO NEWMAN DE MATTERA GOMES

Chefe


DOU de 15/08/2014

O eSocial exige que as empresas façam seu Big Data Fiscal

O eSocial não entrou efetivamente em vigor mas já traz inúmeros desafios para as empresas, em especial do ponto de vista tecnológico, frente ao grande número de informações que deverão ser enviadas. Também por conta das especificações de formato que são exigidas pelos sistemas do Governo.


O primeiro passo a ser dado é assimilar que a garantia da qualidade das informações reportadas é parte crucial da nova obrigação. Nem todos se deram conta disso, mas o eSocial vai mudar a forma como todas as empresas do Brasil lidam com as obrigações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas. Quando estiver em pleno funcionamento, o sistema vai unificar o envio dos dados sobre trabalhadores para o governo federal e permitir que as empresas prestem as informações uma única vez e de maneira integrada.
Como arquitetura de inteligência fiscal, o projeto do eSocial terá a capacidade de relacionar as informações, apurar as inconsistências e inconformidades, além de registrar e aplicar as penalidades fundamentadas na legislação fiscal, trabalhista e previdenciária. Trata-se de um caso excepcional de Big Data.
Muitas companhias precisarão realizar atualizações dos sistemas de informática para integração dos processos, como o de pagamento salarial, RH, medicina do trabalho, Fiscal Tributária, Jurídico entre outros, que deverão ser compatíveis com as determinações do eSocial, fixadas pela normativa.
Por significar o reporte de maneira eletrônica (XML) das informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias ao governo, o eSocial exige automação dos processos. Estes devem interagir ainda, com os sistemas informatizados das empresas de todos os portes.
Para citar alguns exemplos, tomemos em conta o caso de uma empresa que não disponha de uma informação solicitada pelo governo. Nessa situação, a Unidade Federativa do CRM que gerou um simples exame periódico, e que demandará a criação deste novo campo, terá que coletar essa informação num segundo momento, certificar a qualidade do dado, integrar eventualmente o conteúdo desta informação com outro sistema, gerar o arquivo no formato XML definido pelo Fisco para, só então, realizar o processo de mensageria, que irá se comunicar com o ambiente eSocial do Governo. Uma vez registrada a inclusão do dado, o ambiente eSocial do Governo fará os devidos retornos de protocolos, que também deverão ser armazenados com sua validade plena jurídica pelo longo período legal no ambiente da empresa. Isso requer capacidade de controle e volumetria e capacidade de armazenamento de inúmeros arquivos XML. É importante considerar que cada colaborador pode ter até 44 eventos relacionados a sua vida profissional na companhia. Nada assim tão simples…
Poucos conseguem enxergar isso e, como decorrência, o eSocial ainda está sendo considerado por uma significativa maioria das empresas atuantes no Brasil como uma realidade distante. Elas se guiam puramente pelo prazo estabelecido pelo Governo início da vigência da nova obrigação. Contudo, trata-se de uma visão míope. Esse é um movimento que exige atenção especial, inclusive da alta gestão dentro das empresas – já que elas serão as áreas diretamente responsabilizadas no caso de autuações pelo eventual descumprimento das normas do eSocial.
Por esse motivo, insisto em afirmar que é um erro tático as empresas esperarem mais para iniciar a implantação das mudanças necessárias para enquadrar seus processos de gestão e informação ao novo modelo. O desafio da implementação vai muito além do envio das informações.
Parte integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) que integra o Programa de Aceleração do Crescimento (PAC) do Governo Federal, o eSocial tem o objetivo de informatizar a relação entre fisco e contribuintes, aperfeiçoar os trâmites de envio das informações e centralizar todos os dados relativos às obrigações trabalhistas.
Mais amplo do que qualquer outro sistema SPED, o eSocial exige diversos tipos de transmissões diferentes que incluem o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (Sefip/GFIP), o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), a Relação Anual de Informações Sociais (Rais), a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (Dirf), a Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) e Arquivos eletrônicos entregues à fiscalização (Manad).
Portanto, no primeiro momento, o eSocial, que veio para simplificar, poderá gerar muitas dúvidas, incongruências e certamente exigirá inúmeros ajustes, citando apenas o aspecto tecnológico.
Se há vantagens nesse processo de mudança? Sim, e são significativas sem dúvida. Para o empregado, o eSocial permitirá o acesso em tempo real, por meio do site www.esocial.gov.br, a todas as informações relativas a seu histórico profissional, facilitando sobremaneira o acompanhamento de dados críticos como saldos de FGTS, tempo para aposentadoria etc. Além disso, desestimulará naturalmente a informalidade na contratação de funcionários e terceiros. Para as empresas, o sistema substituirá o envio de nove obrigações acessórias que hoje devem ser apresentadas mensal e/ou anualmente — tais como o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf), Guia de Recolhimento do FGTS e Informações a Previdência Social (GFIP).
Mas, volto a dizer: para que todo este processo dê certo, cada qual deve fazer sua parte. Às empresas, cabe a importante responsabilidade de rever seus processos e implementar o quanto antes sistemas de controle, integração e geração de informações em linha com as exigência do Fisco. E essa não é, definitivamente, uma responsabilidade restrita às áreas de Recursos Humanos, mas a todos os departamentos operativos e de liderança. Uma verdadeira mudança cultural que precisa ser rapidamente incorporada no DNA das corporações – desde as menores e mais simples até às mais complexas.
Também o treinamento dos funcionários que serão responsáveis por parte ou por todo o processo deve ser contemplado como etapa indispensável desde já. Além de conhecerem e aprenderem e serem habilitados técnicamente para operar este novo sistema, eles necessitarão de tempo para transformar as informações colhidas e nova sistemática em novos processos corporativos, tendo em vista o tempo de amadurecimento do novo modelo.
Por fim, quero salientar que não estamos falando de regras novas em sua essência. Como a Receita Federal bem pontua, todas as informações que deverão ser informadas por meio do novo sistema eSocial já o eram. As penalidades que podem vir aplicados em caso de inconsistência ou não atendimento às obrigações também já existiam antes da idealização do eSocial. O que muda, em sua essência, é a forma de apresentar todos os dados hoje já exigidos pela legislação.
Contudo, tomando por base tudo que pude estudar e acompanhar de perto desde que o projeto eSocial foi criado, posso afirmar que a adoção de uma solução tecnológica robusta, focada na gestão e compliance, faz-se indispensável para proteger as empresas contra riscos de compliance, incongruências de dados, exposições negativas indesejadas e mesmo da autuações ou multas. Tenha sempre em conta que acuracidade será um item fundamental para isso já que o sistema eSocial permitirá cruzar dados pessoais dos trabalhadores com outras informações como situação previdenciária e IRPF além de aumentar, para os órgãos de fiscalização, o acesso e a visibilidade às informações financeira, tributárias e à política de RH da empresa.
Victoria Sanches é especialista em soluções de Tax & Accounting da Thomson Reuters no Brasil e líder do NGC (Nucleo de Gestão do Conhecimento) formado para discutir os desafios da implementação do eSocial no Brasil
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