Kurze Einführung in die englische Korrespondenz




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Kurze Einführung in die englische Korrespondenz

Ein Brief ist für den Leser bestimmt, der bestimmte Erwartungen hat. Einen guten Brief auf Englisch zu schreiben bedeutet nicht, dass die Sprache perfekt sein muss ("Nobody is perfect."). Man sollte sich jedoch bemühen, Folgendes zu beachten:


- Das Format/Layout sollte klar sein und der Brief muss alle Angaben enthalten, die für seine Beantwortung notwendig sind (Name, Adresse usw.). Es gibt zwar im Englischen keine DIN-Vorschrift o.ä., aber man sollte sich an die gängigen Varianten (siehe unten) halten und gegebenenfalls

mit den Gepflogenheiten im Zielland vertraut machen (z. B. bei Schreibweise der Adresse).

- Anrede (Dear...) und Grußformel am Schluss (Yours...) müssen angemessen sein (siehe S. 3).

- Alle Informationen sollten logisch und dem Schreibanlass entsprechend dargelegt werden.

- Rechtschreibfehler sollten unbedingt vermieden werden, denn heutzutage hat jedes

Computerprogramm eine Rechtschreibprüfung und außerdem gibt es Wörterbücher.

- Der Schreibstil sollte angemessen sein, d.h. im Zweifelsfall eher formal (z. B. bei persönlich nicht bekannten Empfängern oder bei Schreiben an eine Institution o.ä.). Das trifft auch auf E-Mail und Fax zu, auch wenn diese im Allgemeinen weniger formal gehalten sind.
Hier sind die Hauptteile eines Briefes im heute zumeist üblichen Blockformat (Erläuterungen S. 2-3):



Heading Crawford & Co. LTD Electronics

(Your address) 24 Liverpool St, London W3M 5RS, UK

Briefkopf Tel:+44-(0)171-123456 Fax:+44-(0)171-123457
Date Datum 29 March 20..
Inside address Mr Thomas Simpson

Empfängeranschrift 14 Prince Road

Baltimore MD21202

USA
Salutation Anrede Dear Mr Simpson
Subject line Betreff Your Application
Body Inhalt We have received your letter of 20 March together with the

portfolio of your designs.


...


Closing Yours sincerely

Grußformel Crawford & Co LTD
Signature Roy Thomson

Unterschrift Manager



  1. Folgende Angaben befinden sich im oberen Drittel des Blattes:

besonders bei privater Korrespondenz. Firmen haben ihren eigenen Briefkopf bzw. eigenes Layout.

  • Die Adresse des Empfängers steht immer links, unterhalb des Absenders.

  • Das Datum steht im Blockformat zwischen beiden Anschriften links. Manchmal ist es aber auch rechts oben oder auf einer Zeile mit der letzten Zeile der Empfängeradresse zu finden. Beim Datum sollte man den Monatsnamen ausschreiben, um Verwechslungen zu vermeiden (March 29, 2005 oder 29 March 2005).

Eine Angabe des Ortes ist nicht üblich, außerdem wird der Tag ohne Punkt geschrieben.

  • Firmen haben in der Regel auch Referenz-Nummern oder -Initialien (Unterzeichnender und Schreiber), die i.d.R. eine Zeile über dem Datum, manchmal aber auch unterhalb der Empfängeradresse stehen.



  1. Anrede:

  • Dear Mr Brown/ Mrs Brown/ Ms Brown wird bei namentlich bekanntem Empfänger verwendet und entspricht dem deutschen "Sehr geehrte/r Herr/Frau Schmidt".

Während in GB heutzutage Interpunktionszeichen bei Abkürzungen und am Ende der Anrede nicht mehr üblich sind, wird in den USA bei Mr./ Mrs./ Ms. ein Punkt und am Ende der Anredezeile ein Komma oder Doppelpunkt gesetzt. Die Abkürzung Ms steht als moderne Anredeform bei Frauen und wird zunehmend statt Mrs/Miss verwendet. Wenn die Frau allerdings selbst gekennzeichnet hat, dass sie Mrs oder Miss

bevorzugt, sollte man sich danach richten.



"Sehr geehrte Damen und Herren". Ebenfalls üblich : Dear Sir or Madam oder Dear Madam or Sir.

  • Dear Sirs (dt. "Sehr geehrte Herren") ist die traditionelle Anredeform für Briefe an eine Firma oder Organisation, wird aber heutzutage nicht mehr als politisch korrekt angesehen. In den USA benutzt man

auch noch die ebenfalls veraltete Anrede Gentlemen.

  • Vornamen – Dear John - werden in weniger formalen Situationen verwendet (eher als im Deutschen) und natürlich bei guten Bekannten und Freunden. Das Wort dear entspricht also sowohl der deutschen Anrede "Sehr geehrte/r" als auch "Liebe/r". Wie im Fall von you ("du" + "Sie") gibt es auch hier nur eine

englische Entsprechung.

  • Die Betreffzeile steht in GB zwischen Anrede und erster Zeile des Brieftextes, in den USA und anderen Ländern schreibt man sie aber – wie im Dt. – über die Anrede. Der Betreff sollte hervorgehoben werden.




  1. Inhalt:

  • Am Briefanfang muss der Grund des Schreibens deutlich gemacht werden, z.B. durch Bezug auf

eine vorangegangene Nachricht. Beispiele für Formulierungen:

Thank you very much for your letter of 20 March... - Vielen Dank für Ihren Brief vom ...

I refer to your advertisement/ letter... - Ich beziehe mich auf Ihre Anzeige/Ihren Brief

I am writing to enquire about... - Hiermit möchte ich mich nach ... erkundigen

As I mentioned during our telephone conversation... - Wie ich am Telefon erwähnte...


  • Sich bedanken:

Thank you very much for... - Vielen Dank für...

We appreciate your assistance/cooperation. - Wir bedanken uns sehr für Ihre Hilfe/Zusammenarbeit.

Thank you in advance for... - Danke im Voraus für...


  • Um etwas bitten wollen:

I would be very grateful if you could... - Ich wäre Ihnen dankbar, wenn...

I would be pleased if you could... - Ich wäre sehr erfreut, wenn Sie ...

Would you be so kind as to... - Wären Sie bitte so freundlich und würden mir..

Could/ Would you please... - Würden Sie bitte....



  • Informationen geben oder auf eine Bitte um Information reagieren:

We wish to inform you that... - Wir möchten Sie darüber informieren, dass...

We are pleased to tell you that... - Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass...

We are happy to enclose [a brochure]. - Wir freuen uns, Ihnen anbei [ein Prospekt] zu schicken.

Please find enclosed. [our catalogue]. - In der Anlage senden wir Ihnen [unseren Katalog]
Sich entschuldigen:

We are very/ extremely sorry to inform you that/about...- Wir bedauern sehr, Ihnen mitzuteilen, dass...

I am afraid that I am unable to meet your wishes. - Leider kann ich Ihren Wünschen nicht entsprechen.

We apologize for the inconvenience. - Wir entschuldigen uns für die Unannehmlichkeiten.

We regret that this has happened. - Wir bedauern, dass das passiert ist.

We regret this incident. - Wir bedauern diesen Vorfall.


  • Schlussformeln:

I look forward to hearing from you. - Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.

I would be pleased to hear from you soon. - Ich würde mich freuen, bald von Ihnen zu hören.

We look forward to receiving your offer/ order/ reply. - Wir freuen uns auf Ihr/e Angebot/Auftrag/Antwort.



  1. Grußformeln:

  • In GB steht die Grußformel links, in den USA oft auch rechts.

  • Yours sincerely ist die üblichste Grußformel in GB, wenn die Anrede Dear Mr/Mrs/Ms Miller ist.

Yours faithfully wird in formalen Situationen in Kombination mit der Anrede Dear Sir/Madam verwendet.

USA: Sincerely yours oder nur Sincerely kann in nahezu allen Situationen verwendet werden.

Für besonders formale Anlässe gibt es außerdem Yours truly/ Very truly yours sowie Respectfully yours.

Alle o. g. Formeln entsprechen dem deutschen "Mit freundlichem/n Gruß/Grüßen"



bieten sich besonders bei guten Bekannten und vor allem für E-Mail und Fax an.

  • In privaten Briefen an Freunde oder Verwandte findet man häufig Love (dt. "Liebe/Herzliche Grüße")

als Gruß als Schluss.

  • In GB steht kein Satzzeichen nach dem Gruß, während in den USA ein Komma gesetzt wird.

  • Bei Geschäftsbriefen kann unter der Grußformel noch einmal der Name der Firma stehen, darunter kommt die Unterschrift. Unterhalb der Unterschrift erscheint der Name des Schreibers gedruckt; bei Firmen folgt

die Funktionsbezeichnung in der nächsten Zeile.

- Anlagen sind Enclosure(s) oder kurz Encl oder Enc(s) und werden am linken unteren Rand



angegeben. Das –s steht für die Mehrzahl; die Art der Anlagen wird meistens nicht erwähnt.



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