Fiche de poste




Дата канвертавання25.04.2016
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FICHE DE POSTE

TITULAIRE :


INTITULÉ DU POSTE : ASSISTANTE ADMINISTRATIVE

Pour le Pôle RH-Administration-Finance



LES MISSIONS GÉNÉRALES :
L’assistante assiste l’ensemble des membres du Pôle dans la mise en œuvre des missions liées aux Ressources Humaines et aux Finances, à la collecte des cotisations, et aux Services Généraux. Ses missions concernent Emmaüs France, la SCI Emmaüs Avenue de la Résistance et l’ACE.
DESCRIPTIF DU POSTE (DÉTAIL DES ACTIVITÉS) :
Au titre du Pôle :

  • Suivi et gestion des fichiers (adhérents et salariés de l’ACE, groupes pour les cotisations, sociétaires SCI)

  • Rédaction et/ou mise en forme de courriers, envoi, affranchissement et classement (chrono et dossier) pour l’ensemble du Pôle.

  • Traitement administratif des suites de la cellule RH de l’ACE (rédaction et envoi des courriers ou avenants aux contrats de travail) en lien avec tous les acteurs concernés (RNGC, membres du Bureau de l’ACE).

  • Suivi des Registres officiels liés aux RH et à la vie statutaire.

  • Contrôle des notes de frais et factures du Pôle (vérification et codes analytiques)

  • Envoi en nombre des courriers liés aux contrôles comptables, aux cotisations, aux salariés (fiche de salaires de l’ACE), aux Assemblées Générales (ACE, SCI).

  • Suivi administratif des procédures juridiques en cours (ruptures de contrats, Prud’hommes, élections…)

  • Lien administratif avec les IRP.

  • Préparation des Groupes de travail et réunions statutaires (réservation de salles, repas, gestion des inscriptions, préparation des dossiers).

  • Préparation administratives des réunions et assemblées (réservation de locaux, recherches de prix, gestion des inscriptions, préparation des documents).

  • Saisie, mise en page, diffusion, éventuellement rédaction de comptes-rendus.

  • Organisation administrative du Pôle : Gestion du courrier, tri, diffusion, et traitement éventuel (réponses types ou réorientation). Traitement des messages téléphoniques du Pôle. Suivi des Fournitures et commandes de documents. Mise en page des imprimés types.

Au titre des missions générales :

  • Traitement du courrier, gestion des réponses ;

  • Réalisation (rédaction, édition, envois…) de courriers, attestations, convocations, ordres du jour, documents de travail, rapports divers… ;

  • Mise à jour de fichiers, de tableaux de bord… ;

  • Mise à jour de documents officiels, statuts, règlements, contrats d’affiliation, statuts du personnel, guides de pratiques… ;

  • Gestion de rendez-vous ;

  • Mise à jour de documents et suivi de classements et archives ;

  • Renseignements aux membres de l’ENP et du Mouvement ;

  • Préparation de divers supports aux rencontres internes et aspects logistiques de réunions ;

  • Réservation des salles, des chambres et des repas, selon les procédures déterminées ;

  • Préparation des commandes de fournitures de bureau. 

LIENS FONCTIONNELS ET HIÉRARCHIQUES :


L’Assistante du Pôle RH-Administration et Finance est placée sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable RH-Administration et Finance.
Condition d’emploi :

  • Salaire mensuel 2085 € brut par mois sur 12 mois.

  • Mutuelle et complémentaire maladie

  • Ticket restaurant



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